Реальные кейсы от клиентов

В этой статье вы узнаете на реальных примерах как сократить время по обработки заказов в среднем на 3 часа в день и при этом увеличить прибыль.

Авторский стиль кейсов полностью сохранен.

Интернет магазин детских игрушек


ДАНО:

  • интернет-магазин детский игрушек (розница, мелкогабаритный товар)
  • количество заказов в месяц от 200 до 450 (заказы НЕ равно товары)
  • количество вовлеченных в работу человек: собственник +3 человека на 0,25 ставки
  • оплата: наличные, безнал: предоплата по ЕРИП, терминал
  • отправка товара: курьер, почта, самовывоз (почта – это 40% всех заказов)

ПРОБЛЕМА 1:

Документооборот

При розничной торговле, даже при самой простой форме налогообложения – ЕДИНЫЙ НАЛОГ и отсутствия розничной точки, ИП обязан выписывать ТН или ТТН для отгрузки товара по почте или иным способом (штраф за их отсутствие может быть равен всей выручки, на которую НЕ оформлены накладные)

Ссылка на статью: 5 налоговых нарушений интернет-магазинов, которые могут привести к проверке

Для ИП, у которого НЕТ бухгалтера – это большая бумажная нагрузка – делать вручную, особенно если учесть, что есть оплаты за нал и безнал.

+ формирование отчета ежедневного по проданным позициям

РЕШЕНИЕ:

Автоматизация этого процесса при ведении всех заказов через базу. Формирование накладных и их печать занимает до 1 часа в месяце


ПРОБЛЕМА 2:

Взаимодействие всех сотрудников по заказам. Если работают больше 2-х человек НЕ реально работать без ошибок. Возможное решение: гугл диск НО!

  • Был прецедент, велся большой файл в гугул диске по заказам, в один прекрасный день файл не открылся и вся история, и все заказы пропали безвозвратно. Надо ежедневно делать копирование
  • Нет ответственных – не видно кто ОФОРМИЛ заказ, кто что изменил – были проблемы с правильным оформлением, неверным адресом или телефоном, и «никто не виноват»
  • Не видна история клиента: проблемный он или нет, как раньше забирал, как много покупал
  • Не видна статистика: сколько продано за нал, безнал, самовывоз, курьеры – ВСЕ делалось вручную(
  • Если клиент заказа доставку через 4 дня курьем, то могли просто забыть про него, т.к. заказы вносятся, таблица становится объёмнее и заказ просто терялся…
  • Терялись клиенты, которым надо было перезвонить через какой то время по поступлению товара, например, – уже создавали отдельные таблицы под них – не было системы напоминания…

РЕШЕНИЕ:

База закрывает ВСЕ эти вопросы


ПРОБЛЕМА 3:

Отправка посылок через "Белпочта"

Отправляя посылки наложенным платежом, надо отслеживать забрал он посылку или нет. Если нет, то деньги НЕ ввернутся и через месяц посылка вернется обратно. В ручную это ооочень трудоемко

РЕШЕНИЕ:

База решает этот вопрос, позволяет фильтровать должников, вовремя им напоминать про почту. Возвраты уменьшились


ПРОБЛЕМА 4:

История клиентов с Инстаграмм.

Клиенты приходят из Инстаграмм, телефона, сайта, ВК. Если это ИГ, то нет телефонов – только ник, как вести клиента, его историю и пр

РЕШЕНИЕ:

База позволяет вести клиента по НИКУ + доп поля


ПРОБЛЕМА 5:

Ручной труд при подсчете ЗП, заказов, выручки и прочее

РЕШЕНИЕ:

Благодаря фильтрам база позволяет в считанные секунды посмотреть статистику за месяц (+ возможность настраивать статусы)


Интернет магазин товаров для рукоделия

Спасибо огромное за эту программу, за вашу внимательность и за ваши идеи ?))

Теперь о программе

1. У меня больше появилось свободного времени !

Мне не нужно больше сидеть и заполнять бланки для отправление посылок! Теперь я просто распечатываю и приклеиваю. Это действительно очень важно для меня было, так как при сборе заказов половину времени уходило именно на эту писанину. Моя эффективность увеличилась в двое

Очень удобный формат. Вместе с заполненным бланком на каждого клиента, есть содержимое заказа. Это очень удобно- легче перепроверить себя. Ещё ни разу, за время пользования этой программой, у меня не было ошибок. Раньше частенько ошибалась и присылала не то.

Перестали звонить клиенты и задавать уточняющие вопросы по полученному заказу. Нет необходимости, ведь есть эта волшебная бумажка, где все написано!

2. Моментальное присвоение трек номера при распечатывании бланка! Это же просто космос)))

Теперь если клиент хочет заранее знать свой трек номер для отслеживания посылку, я легко могу его найти. Мне не обязательно для этого сначала отправить посылку, при этом я могу даже её ещё не собрать! И мне не нужно больше капаться в стопке чеков, всматриваясь в каждую фамилию, что бы найти нужную. Мне не нужно больше после отправления посылок дополнительно тратить для переписывая всех трек номеров для каждого заказа

И в этом пункте я экономлю своё время))

3. Я планирую уже нанимать сотрудников, но я не понимала как это структурировать, как проверить кто ответственный за тот или иной заказ. Эта программа решила эту проблему))

При оформлении заказа присваивается свой менеджер. Можно легко просмотреть его заказы, звонки, действия - это облегчает жизнь нанимателя!!

Пока это главное для меня, но я ещё начинающий пользователь, уверена что я не во всю силу использую возможности данной программы)